Vrijdag 4 en zaterdag 5 juni 2027, de Markt in Coevorden, 2.500 bezoekers per avond. Alle bedragen zonder btw. Verander een knop en alles rekent meteen door.
Je wijzigingen worden in deze browser onthouden, ook die op de tabbladen Sponsoren en Leveranciers. Iemand anders die de pagina opent, ziet de standaardinstellingen. Deel je werk via de Excel- of pdf-export.
Vink aan wat we doen. Een aangevinkte bezuiniging gaat direct van de kosten af; het potje voor tegenvallers krimpt mee.
Klik op een kostengroep om de regels eronder te zien. Hier pas je de bedragen aan: aantal, prijs per stuk en of de regel meetelt. Krijg je een offerte, zet dat bedrag hier bij de regel (aantal 1, prijs het offertebedrag).
Excel: begroting, alle kostenregels met bron en formules, instellingen, bezuinigingen, sponsoren, leveranciers, scenario's en cashflow. Pdf: het hele begrotingsplan op A4 met de instellingen van dit moment, om te delen met de gemeente, sponsors of partners.
Bij optie 1 betalen we de drank achteraf: geleverd op donderdag, ongeopende fusten gaan maandag retour, factuur op verbruik. Het risico van regen en open fusten ligt dan bij de stichting. Bij optie 2 ligt alles bij Vancouver en krijgen wij de pacht per muntje.
De lijn laat zien wat er over is of tekort komt bij elk aantal bezoekers, met de rest van de knoppen zoals ze nu staan. Waar de lijn door nul gaat, spelen we quitte.
Er is geen startgeld. De staafjes laten de stand van de bank zien aan het eind van elke maand. Het laagste punt is wat vooraf geregeld moet zijn.
Zo houden we het laagste punt klein: drank achteraf betalen via de groothandel, artiesten pas vastleggen als de voorverkoop loopt en 25 procent aanbetalen, sponsorfacturen in december en januari versturen, techniek met 30 procent aanbetaling, en voor de rest een renteloze lening van een sponsor of bestuurslid op papier.
Vul in welke bedrijven je benadert en welk pakket ze nemen. Zodra een sponsor op toegezegd, getekend of betaald staat, telt hij als zeker. De begroting rekent standaard met de raming (doel maal kans); zet de schakelaar om als je met de toegezegde sponsoren wilt rekenen.
De pakketten uit de sponsorbrochure (concept Dino), alle prijzen zonder btw. Bij elk pakket hoort vermelding op de website, de sponsorwall en het terrein. Losse onderdelen: één sponsor per onderdeel; een goudsponsor mag één los onderdeel kiezen (behalve marketing en media), daarom staat de kans op losse verkoop laag. De weekendkaarten uit de pakketten zitten in de 150 vrijkaarten per avond; de reels, social posts en logo's staan als kostenregel bij Tickets en marketing. Doel = hoeveel we er willen verkopen, kans = hoe realistisch dat is; samen is dat de raming waar de begroting mee rekent zolang de schakelaar hierboven uit staat.
Staat in blok "Wat als" op "rekenen zonder subsidie", dan telt dit niet mee in de begroting. Hier houd je bij waar je staat per aanvraag.
Per kostenregel: wie levert het, hoe ver je bent, en wat er uiteindelijk betaald is. De bedragen zelf pas je aan op het tabblad Begroting; krijg je een offerte, zet dat bedrag daar bij de regel en zet hier de status op "offerte binnen". "Werkelijk betaald" verandert de begroting niet; het is de nacalculatie voor na afloop: begroot tegenover werkelijk, voor de verantwoording aan fondsen.
Dezelfde cijfers als op het tabblad Begroting, maar in de indeling die gemeenten en fondsen gebruiken: eigen inkomsten, bijdragen van derden en subsidies per verstrekker tegenover activiteiten- en beheerlasten. De begroting is exclusief btw, want de stichting is btw-plichtig. Fondsen accepteren 5 tot 10 procent onvoorzien; wij rekenen intern met 10 procent, dat staat er eerlijk bij. Deze indeling staat ook in de pdf-export.
Wat een aanvraag verder nodig heeft (Kenniscentrum Events Drenthe): projectplan met tijdlijn, deze begroting met dekkingsplan, uittreksel KvK, communicatieplan met verwacht bereik, intentieverklaringen van gemeente en sponsors, en een plan voor evaluatie en verantwoording. Na afloop verwachten fondsen een afrekening in dezelfde opbouw met uitleg bij afwijkingen boven 10 procent; daarvoor dient de kolom "werkelijk betaald" op het tabblad Leveranciers.
Elke taak heeft een datum en wie hem doet. Kies een naam om alleen die taken te zien; "bestuur" en "allen" staan bij iedereen. De vaste termijnen staan erin: vergunning 16 weken vooraf, veiligheidsplan 8 weken vooraf, subsidierondes, btw-aangiftes en de Buma-opgave binnen een maand na afloop. Twee go/no-go-momenten zijn oranje.
De cijfers worden opgehaald.